Trazabilidad: del desembolso a la aplicación de los recursos en obra

La trazabilidad documental y financiera conecta el requerimiento inicial con la posterior acreditación del gasto. Su finalidad es conservar una secuencia verificable que permita identificar qué se solicitó, qué se revisó, cómo se ejecutó la liberación y con qué documentos se sustentó la aplicación de los recursos.

Una secuencia documentada de principio a fin

• Instrucción de Liberación: el interviniente presenta la solicitud y su documentación de sustento.
• Revisión y pronunciamiento: COBUSSERV contrasta la información con el presupuesto, el calendario y el contrato de fideicomiso dentro de su alcance como supervisor técnico-financiero.
• Liberación: la transferencia se ejecuta conforme al mecanismo y las responsabilidades establecidos en el contrato de fideicomiso.
• Aplicación de los recursos: los fondos se destinan a los conceptos correspondientes de la obra.
• Liquidación de Gastos: el interviniente presenta la documentación que acredita la aplicación de los recursos.
• Revisión posterior: COBUSSERV revisa la Liquidación de Gastos y emite la conformidad u observaciones correspondientes.
• Registro y trazabilidad: la operación queda sustentada para su seguimiento e incorporación a los informes correspondientes.

Documentar también es controlar

Cuando la documentación se organiza de manera consistente, es posible reconstruir el recorrido de los recursos, relacionar cada liberación con su Liquidación de Gastos e identificar observaciones pendientes. La trazabilidad convierte información dispersa en una secuencia comprensible y verificable.

Este registro facilita el seguimiento de la operación y permite que la fiduciaria y las demás partes dispongan de información técnica y financiera estructurada, sin alterar las responsabilidades que corresponden a cada una según el contrato de fideicomiso.